Você saberia responder o que é checklist eletrônico e por que essa ferramenta é tão importante para a gestão de frotas?

Caso já conheça esse tipo de checklist e esteja apenas curioso para entender como funcionaria na sua frota, esse post é uma oportunidade para você conhecer mais a respeito.

A seguir, você encontra todas as informações que precisa saber para entender o que é a tecnologia de checklist e como implementar de uma vez por todas na sua operação para aproveitar todos os benefícios. Confira:

• O que é checklist eletrônico;
• Para que serve;
• Quando surgiu;
• Qual a sua importância;
• Quais são os benefícios;
• Como funciona o checklist eletrônico;
• Quais são os tipos de checklist;
• Como criar um checklist digital.

O que é checklist eletrônico?

O checklist eletrônico é um mecanismo de controle de atividades de forma digital. Ele veio para substituir o preenchimento manual de formulários em papel que, até então, eram usados como forma de controle da frota.

Com o passar dos anos, a listagem de tarefas se modernizou, tendo o papel e a caneta substituídos por planilhas no Excel. Até que, finalmente, chegou o sistema de checklist eletrônico.

Entender o que é o checklist eletrônico é, também, compreender que seu objetivo é ser um meio de estruturar a gestão de frotas através da padronização dos processos operacionais.

Para que serve o checklist eletrônico?

Antes de tudo, é importante falarmos sobre a lógica por trás do checklist, também conhecido como “lista de verificação”.

O checklist é um método de controle que relaciona tarefas, itens ou condutas que precisam ser lembradas ou seguidas. No caso da rotina das operações de transporte, ele cumpre seu papel para:

• Registrar tarefas nas ordens de serviço que devem ser entregues;
• Realizar inspeções em veículos ou equipamentos;
• Analisar a localização de defeitos e suas causas;
• Coletar dados para o planejamento de soluções.

Em geral, ele facilita a forma como o gestor e sua equipe gerenciam as tarefas do dia a dia, incluindo a tomada de decisões mais precisas e com menor desperdício de tempo.

Agora que você já sabe o que é checklist eletrônico e como ele contribui na gestão de frotas, saiba também:

Quando surgiu o checklist eletrônico?

Uma das primeiras plataformas de checklist eletrônico que trouxe uma solução focada no setor do transporte e gestão de frotas foi o sistema Prolog. Nosso sistema de checklist surgiu há 6 anos, com o objetivo de transformar o setor de transportes e logística em um processo eficiente, econômico e produtivo.

Nós trabalhamos com soluções que são referências em gestão de pneus e de frotas — não só no Brasil, mas também em outros países pelo mundo.

Ao todo, são mais de 600 operações, com 30 mil quilos de papel poupados, 20 mil horas economizadas e 50 mil relatórios gerados.

Apenas saber o que é checklist eletrônico não ajuda a identificar sua verdadeira necessidade na frota. Por isso, definimos também a sua importância e benefícios: 

Qual a importância do checklist eletrônico?

A importância do checklist para frotas é justamente a coleta e organização de dados. Nesse sentido, ele pode ser útil para a avaliação de como o serviço foi executado.

É por meio dele que são identificados erros e falhas, tanto na operação quanto nos veículos. Isso permite que as futuras atividades passem por melhorias e apresentem resultados mais satisfatórios.

Quais são os seus benefícios?

Padronização da comunicação

A ferramenta de checklist eletrônico reduz o tempo gasto em comunicação com os funcionários, pois todas as informações são dispostas de maneira digital, em tempo real e à distância.

Segurança e comprovação

O checklist eletrônico assegura que nenhuma informação falsa seja considerada, já que dados de quando e por quem foram feitas as vistorias são armazenados. Uma das garantias de confiabilidade do checklist é a inclusão de fotos em tempo real e a assinatura eletrônica ao final de cada inspeção.

Promoção de avanços tecnológicos

Utilizar um checklist digital pode ser a porta de entrada para melhorias contínuas na frota e na gestão de manutenção. Um fator fundamental para trazer cada vez mais resultados positivos e incentivar os gestores e colaboradores a serem mais adeptos das tecnologias logísticas.

Como funciona o checklist eletrônico?

O checklist do Prolog é bastante versátil, sendo possível criar formulários para cada veículo da frota. E o melhor: o próprio condutor realiza o checklist, de forma totalmente descomplicada, identificando possíveis irregularidades no ativo.

Caso encontre um problema, esse será classificado de acordo com as prioridades baixa, alta ou crítica e enviado aos responsáveis pela manutenção.

Nosso maior diferencial está em ser especialista em frotas e operações de transporte. Dessa forma, trazemos funcionalidades e a organização dos dados coletados, pensadas exclusivamente em favorecer esse setor.

Quais são os tipos de checklist?

Verificação de etapas

Este é o tipo mais comum de checklist. Seu objetivo é apontar, de maneira exata, um conjunto de etapas a serem seguidas para a realização de uma tarefa.

Solução de problemas

Checklist é composto por uma série de instruções que devem ser cumpridas em situações de risco. É extremamente eficaz diante de imprevistos operacionais.

Coordenação

Quando o gerenciamento de projetos abrange uma equipe de muitas pessoas, este modelo de checklist atua como ponto central de foco para a execução das atividades.

Disciplinas

O checklist de disciplinas garante que todas as tarefas semanais estejam sendo cumpridas, como: coleta e envio de pedidos, preenchimento de relatórios etc.

Afazeres (to do)

Diz respeito às atividades que ainda não foram realizadas. A lista “to do” pode ser desenvolvida em outras áreas da empresa, com equipes e funcionários específicos.

Para inspeção de frotas

É o principal tipo utilizado nas rotinas de operações de transporte, e é o que fornecemos dentro do sistema Prolog. Nele, constam todos os itens que devem ser avaliados na hora de verificar o funcionamento do veículo. 

A cada determinado período, um diferente modelo de checklist é realizado. No diário, por exemplo, estão os itens cruciais para uma viagem segura, como faróis e nível de combustível. No semanal, a inspeção de calibragem dos pneus. E assim vai.

Como criar um checklist eletrônico?

Para começar, defina o que vai ser inspecionado: Empilhadeiras? Caminhões? Utilitários? A clareza e precisão na hora da elaboração da lista é de extrema importância para o negócio.

Suponhamos que você esteja criando um checklist de afazeres e o objetivo central seja a inspeção dos caminhões. Como anda a direção do veículo? As rodas? E os faróis? Nenhum detalhe pode ficar de fora.

O próximo passo é definir a frequência com que cada checklist deve ser realizado. Como o objetivo da empresa é alcançar metas, e não interromper o fluxo de entregas, é recomendado que o condutor realize a inspeção antes e depois de cada rota.

Todo funcionário possui uma função, certo? E não seria diferente para a aplicação do checklist. Definir o responsável pelo preenchimento da lista é uma forma de facilitar a organização e a autenticidade dos dados.

Por fim, é preciso conferir se o checklist está de acordo com os processos da empresa. Testar a lista é a forma de validação mais eficiente e a maneira ideal de realizar melhorias.

Quer entender ainda mais sobre o que é checklist eletrônico e como utilizá-lo na sua frota? Veja o Guia de Checklist Eletrônico — o download desse material é grátis!