Como a produtividade influencia nas operações de transporte? Como um software de gestão de frotas vai ajudar você nessa questão?
São diversos os envolvidos nas atividades de uma gestão de frotas: gestores, equipes de manutenção, motoristas, corpo administrativo e, muitas vezes, envolvendo também parceiros terceirizados.
Diante disto, existe o desafio de otimizar tempo e recursos, garantindo que a frota mantenha-se eficiente e produtiva. E qual será o papel de um software nesse cenário? Como ele pode ajudar a garantir a produtividade da equipe de gestão de frotas?
Visibilidade e centralização de informações
De pouco adiantam inúmeros formulários preenchidos, por mero cumprimento de processo, se o gestor não conseguir transformá-los em informação que o ajude a visualizar a situação da frota e dê suporte para a tomada de decisão.
No entanto, ainda é bastante comum encontrar o uso de papel em muitos procedimentos. Com o uso da tecnologia, as informações são atualizadas em tempo real e ficam centralizadas. Assim, os envolvidos nas atividades de gestão de frotas podem facilmente ter acesso e encontrar os dados que precisam.
Agilidade e mobilidade
Os processos manuais tendem a aumentar o tempo de realização das atividades, pois geralmente exigem que mais passos sejam executados para a conclusão de uma tarefa. Imagine, hipoteticamente, os seguintes cenários:
Checklist manual de veículos
- Passo 1 (Motorista): Imprime ou solicita impressão do formulário;
- Passo 2 (Motorista): Realiza a verificação dos itens e preenche o formulário;
- Passo 3 (Motorista): Entrega o formulário preenchido para o setor responsável;
- Passo 4 (Assistente Frota): Insere os dados do formulário em um sistema ou planilha / Arquiva o formulário;
- Passo 5 (Gerente Frota): Verifica a planilha / Busca formulários no arquivo;
- Passo 6 (Gerente Frota): Analisa necessidades de manutenção/serviços e faz requisições.
Checklist de veículos em um software de gestão de frotas
- Passo 1 (Motorista): Realiza a verificação dos itens e preenche o formulário;
- Passo 2 (Sistema): Verifica o preenchimento, analisa necessidades de manutenção/serviços e faz as requisições;
- Passo 3 (Motorista): Entrega o formulário preenchido para o setor responsável;
- Passo 4 (Assistente Frota): Insere os dados do formulário em um sistema ou planilha / Arquiva o formulário;
- Passo 5 (Gerente Frota): Verifica a planilha / Busca formulários no arquivo;
- Passo 6 (Gerente Frota): Analisa necessidades de manutenção/serviços e faz requisições.
Mesmo neste exemplo simples, é possível perceber a quantidade de atividades que seriam retiradas da equipe e ficariam a cargo da tecnologia usada pelo sistema de gestão de frotas. Dessa forma, o tempo e o esforço da equipe na atividade seria reduzido.
Além disso, muitas soluções contam ainda com aplicativos para dispositivos móveis. A mobilidade é capaz de trazer ainda mais agilidade para a equipe. Isto porque não é preciso um escritório, ou mesmo acesso a um computador para realizar as atividades.
INFOGRÁFICO6 Tecnologias para incluir no planejamento de gestão de sua frota
- Conheça as principais ferramentas para otimizar e padronizar os processos de sua frota.
- Aumente o controle e visibilidade de sua gestão.
- Planeje 2022 com foco em eficiência e economia.
No caso de colaboradores que estejam na frente operacional, por exemplo, o uso de tablets e smartphones para alguns procedimentos pode dar muito mais agilidade aos processos do dia a dia.
Qual a relação entre produtividade e padronização de processos?
Primeiramente, é necessário que a equipe tenha clareza das tarefas a serem realizadas e como elas devem ser desempenhadas.
Com o apoio de um sistema, esta padronização de processos torna-se muito mais simples e confiável, uma vez que a própria solução pode trazer os padrões de procedimento para o dia a dia, especificando normas e formas de relatar informações e realizar processos.
Por exemplo, em um formulário de checklist de vistoria de veículos, onde na pergunta “x”, se a resposta for “não”, o colaborador deve descrever uma justificativa, ou sinalizar algum detalhamento específico do problema.
Por mais que a forma de preenchimento já esteja definida e divulgada, se o questionário é respondido em formulários impressos em papel, muitas vezes acontecem casos de o colaborador não preencher corretamente, preencher de maneira diferente dos demais colaboradores, esquecer ou pular determinados campos.
Já em um software de gestão de frotas, essa mesma pergunta pode estar pré-configurada para que uma justificativa seja obrigatória para finalizar o checklist. Podendo, inclusive, trazer as opções de justificativa. Em situações como esta, a padronização agilizaria a realização da atividade e eliminaria retrabalhos.
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