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Por que e como fazer a padronização de processos na frota

Os tipos de veículos no transporte devem atender às demandas específicas da operação. Confira como padronizar a gestão para maiores resultados na frota.
Conheça o passo a passo para a padronização de processos da frota.

Os tipos de veículos usados no transporte devem ser escolhidos de maneira estratégica para tornar a frota eficiente, segura e econômica.

De acordo com o IBGE, o Brasil conta com mais de 111 milhões de veículos em atividade — incluindo as frotas com carros utilitários, motocicletas e caminhões.

Diante do amplo cenário de opções, você pode enfrentar complicações para identificar qual a melhor alternativa para suprir o que a sua transportadora precisa. Por isso, trouxemos esse post, explicando:

Como fazer a gestão de frotas com diferentes tipos de veículos?

1 Conheça os desafios

De início, o principal desafio é conhecer as necessidades da empresa como um todo, antes de partir para os veículos. 

Assim, você tem um dimensionamento mais preciso da frota.

Além disso, considere para que o veículo se adequa melhor, conforme localização, percurso, tamanho, peso, entre outros fatores.

Uma boa gestão, capaz de superar desafios, solucionar problemas e planejar soluções a longo prazo, deve focar em um levantamento operacional de informações.

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Isso garante produtividade, segurança e redução de custos relativos à movimentação de cargas com um mix de veículos adequado. Isto é, previamente elaborado para atender não só às demandas da empresa, mas também às expectativas dos clientes.

2 Identifique os tipos de veículos 

Não falamos de uma separação básica e óbvia, como “caminhão”, “ônibus” e “carro”. Mas algo mais específico e direcionado para as intenções da sua empresa.

Por exemplo, na frota de transporte de passageiros, você precisa avaliar quantos passageiros o veículo suporta, o porte dele e a categoria em que se encaixa. Inclusive, verifique qual o tipo de carteira de motorista necessária para a condução do mesmo e assim por diante.

No transporte de cargas, é preciso verificar a quantidade de eixos do caminhão, qual a capacidade de carga suportada, sua força de propulsão, entre outros.

3 Faça uma listagem de soluções

O que é necessário para que a frota tenha o máximo desempenho? Isso é o que você precisa definir antes de começar a escolher os veículos da operação. Tome como exemplo essas ações:

  • Defina a demanda semanal e mensal das operações;
  • Analise as rotas usadas para o dia a dia, levando em conta as condições da estrada;
  • Levante os custos com manutenção e desempenho de combustível;
  • Fiscalize o tempo de carga e descarga e período de descanso dos motoristas;
  • Domine especificações técnicas e capacidade máxima dos veículos da frota;
  • Conheça a performance de cada veículo e o número de trajetos mensais realizados.

O que é padronização de processos da frota?

A padronização é um tipo de estratégia para criar um padrão de comportamentos, ações e rotinas — nesse caso, nas operações de transporte da frota. Ou seja, você cria um modelo para a realização dos processos.

Isso pode acontecer tanto por uma cultura empresarial quanto pela geração de uma política de frotas, um documento mais oficial para fazer essas determinações.

De maneira geral, os benefícios da padronização incluem uma maior produtividade na rotina e redução de erros e retrabalhos. Confira mais vantagens no próximo tópico.

Por que fazer a padronização de processos?

Comunicação e fortalecimento de marca

A comunicação é referência para a estratégia de fortalecimento de uma marca, sendo o principal ponto de contato entre a empresa e agentes externos, como fornecedores e clientes.

Quando falamos em comunicação, você pode pensar desde as cores e logo da transportadora até a maneira como os motoristas se comunicam com os parceiros logísticos e/ou clientes.

Todos devem estar alinhados sobre como devem agir e transparecer o profissionalismo de cada negócio. É aqui que entram os treinamentos e processos de onboarding na hora da contratação.

Agilidade na manutenção de diferentes tipos de veículos

Ainda que a sua frota determine a necessidade de adquirir diversos tipos de veículos, com a padronização de processos, isso não será um problema. 

Embora a manutenção tenha processos específicos para cada veículo, sendo um caminhão bastante diferente de um carro convencional, por exemplo, as ferramentas e rotinas ajudam a tornar a tarefa mais rápida.

Com o uso de um checklist digital, para começar, as listas de inspeções ficam todas salvas na plataforma e basta abrir a que desejar, marcando a placa do veículo no início do processo. 

Assim, evita tanto o trabalho de encontrar e imprimir um checklist a cada inspeção de frota, quanto de preencher corretamente os campos.

Além disso, gerar OSs padronizadas garante um serviço de prevenção ou correção bem mais rápido na oficina. Afinal, os mecânicos já vão saber exatamente o que esperar, encontrando facilmente as informações e agilizando os serviços.

Redução de custos

Por outro lado, a padronização dos tipos de veículos também pode ser benéfica, caso seja uma decisão da sua gestão. Afinal, utilizar o mesmo modelo para toda a operação indica que todos conhecem os veículos a fundo e sabem sempre quando algo está errado.

Dessa forma, antecipam os problemas e correções, agilizando as manutenções e reduzindo os custos com acidentes e perda de veículos e cargas.

Gestão de dados centralizada

Com uma solução tecnológica, é possível gerenciar com eficiência os dados logísticos. 

Caso eles não estejam todos centralizados em uma única solução, você pode adotar algumas medidas, como a criação de um BI (business intelligence) para o negócio ou a montagem de uma torre de controle logístico.

Automação do processo

Muitos gestores ainda trabalham com processos manuais, gerenciando as frotas com planilhas, papel e caneta. No entanto, além de estarem mais sujeitos a erros, também consomem muito mais tempo.

Por isso, a automatização de processos operacionais se tornou fundamental. É bem mais fácil tomar decisões por meio de relatórios gerados automaticamente, com os dados reais e concretos, coletados no dia a dia das operações.

Como é possível fazer a padronização de processos para frotas com diferentes tipos de veículos?

Ao passar pelas etapas anteriores, você já está mais do que encaminhado para a padronização da sua frota com tipos de veículos distintos. 

Na verdade, os processos não são tão diferentes assim, basta que você esteja por dentro de toda a legislação para cada caso e saiba identificar os principais itens de manutenção de cada modelo. 

Assim, conseguirá definir e estabelecer padrões para a rotina de cada veículo. Lembre-se de registrar isso em uma política de frotas que seja clara, concisa e de fácil acesso a todos os colaboradores da frota.

Essa é a única maneira que os padrões serão conhecidos e mantidos por toda a sua equipe.


E, claro, todo esse processo fica mais simples e descomplicado ao fazer o download do nosso Guia de Gestão de Frotas!

Autor

Jade Zart

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