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Quando posso jogar fora as listas de inspeção veicular da frota?

Você ainda faz a lista de inspeção veicular de papel e não sabe como e por quanto tempo armazenar? Veja a resposta agora!
Quanto tempo é preciso guardar uma lista de inspeção veicular de papel?

Usar o checklist de papel é uma alternativa para as inspeções da frota, mas será que é a melhor escolha? Como você guarda a lista de inspeção veicular? Onde? Por quanto tempo?

Não tem como escapar, isso é fato. Você precisa fazer as inspeções veiculares! Mas, que tipo de histórico e acompanhamento é preciso fazer após a verificação dos caminhões? Ainda mais quando a frota começa a crescer, o armazenamento desses papéis complica.

Então, vamos entender melhor como fazer a gestão desses documentos.

Por quanto tempo guardar a lista de inspeção veicular?

O ideal é que sejam mantidas pelo menos por 3 meses. O qual costuma ser o tempo médio para revisão e conserto de itens na lista de inspeção veicular de papel. Apesar disso, esse é o tempo mínimo de conservação do checklist.

Para ser possível ter uma visualização completa das inspeções da frota no longo prazo, é preciso manter as listas por mais tempo, certo?

Se tratar as listas como quaisquer outros documentos da frota, o tempo de armazenagem é de 5 anos. Ao menos, é o recomendando por diversos profissionais da área de gestão financeira, administrativa e afins.

Embora seja difícil pensar em guardar tantos papéis por tanto tempo, ainda mais quando realiza o checklist diariamente, é necessário ter o histórico de informações sobre seus veículos.

Desde que você tenha planos de fazer uma boa gestão e realmente usar os dados disponíveis para tomar suas decisões. Caso os arquivos fiquem esquecidos na gaveta durante todo o ano, não tem muito motivo para ocupar o seu arquivador.

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Ainda assim, lembre-se que é válido manter os papéis para fazer inclusões em um sistema digital posteriormente. Afinal, o digital vai automatizar boa parte do seu trabalho e te entregar insights valiosíssimos para melhorar sua gestão de frotas.

Como armazenar o checklist de papel?

Para guardar e conservar os papéis durante algum tempo, você precisa de uma sala livre de umidade e, ao mesmo tempo, que não tenha tanta exposição à luz do sol.

De preferência, em um arquivador de documentos, já preparado para receber uma grande quantidade de papéis e onde você consegue organizar como convir, seja por ordem alfabética ou por datas.

A lista de cada veículo deve ser mantida, em adição, no local de origem do veículo. Então, ainda que a inspeção seja feita na unidade X, se o veículo é originário da unidade Y, a lista deve ir até o local Y para ser armazenado.

É uma questão de organização!

Agora, o ideal mesmo é que você colete as informações da lista de inspeção veicular no papel e as transfira para o seu computador. Tanto em um sistema ou plataforma de checklist, quanto para uma planilha simples. 

O importante é que tenha as principais informações registradas com fácil acesso.

Dessa forma, não precisa ir até o arquivador e mexer em milhares de papéis para encontrar a data de última inspeção do caminhão X, por exemplo.

Como o checklist digital se diferencia do de papel?

Tudo o que estamos falando hoje se resume em uma conclusão:

Já passou a hora de investir no checklist digital para a sua frota.

Dos pontos que já abordamos, já temos dois diferenciais (e vantagens), que são:

1) o armazenamento em espaço apenas digital (ou em nuvem, dependendo do sistema que utilizar); 

e 2) a facilidade de acesso e utilização para o gestor, motorista ou mecânico da operação.

Além destes, você ganha um aplicativo que registra todos os dados e organiza eles em relatórios automaticamente. Você apenas escolhe que tipo de informação deseja ver e durante qual período do ano e pronto, está na mão.

Por exemplo…

Se um motorista está numa viagem ao longo do país e esquece de inspecionar o óleo do motor — quando já estava na hora de realizar uma troca. Isso poderia gerar alguns problemas de superaquecimento ou desgaste do motor. 

Porém, se o gestor estiver atento, ele irá acessar o sistema e ver que a saúde do veículo não está ok. Assim, podendo avisar seu motorista antes que seja tarde demais.

E, para o motorista, assim que realizar a troca de óleo necessária, pode abrir o sistema e fechar algum ordem de serviço que estiver aberta. Ou, caso não houver uma OS para a troca de óleo, abrir uma nova lista de inspeção veicular e identificar que o óleo do motor já está OK.

Esse tipo de facilidade e controle na palma da sua mão é possível quando você tem a Prolog na sua operação de transporte. Junte-se às mais de 500 operações que são nossas parceiras hoje — conheça o nosso checklist eletrônico.

Autor

Luiz Felipe

Sócio fundador e CTO na Prolog App

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