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Como criar um histórico de manutenção da frota

O histórico da manutenção de frotas serve para planejar suas ações com base em dados concretos. Entenda seu objetivo e como criar um na sua operação.
O histórico de manutenção é essencial para controlar os seus veículos da frota.

O histórico da manutenção se refere à junção de todos os dados dos processos de inspeção, reparos e consertos que os veículos da frota já passaram.

Com as informações necessárias, é mais prático para o gestor e sua equipe planejarem as ações diárias e buscarem as soluções adequadas, pensando nas necessidades de cada veículo.

Mas, nada disso seria possível sem um sistema integrado e que atenda às demandas da empresa. Afinal, o objetivo é melhorar os processos da frota e otimizar as rotinas do transporte. Saiba mais sobre:

O que é o histórico de manutenção da frota?

O histórico de manutenção é como um documento, onde consta todas as informações de reparos e consertos já realizados nos veículos de uma frota. Normalmente, esses documentos são feitos em planilhas ou em algum sistema. 

Nele, há dados específicos sobre a situação veicular, como: 

  • Tipo de manutenção;
  • Data do serviço realizado e/ou da última inspeção;
  • Quais componentes foram trocados;
  • Custo dos serviços;
  • Tempo que ficou parado;
  • Quilometragem rodada até o momento.

É por meio desse levantamento que o gestor e sua equipe analisam o desempenho dos veículos e, se necessário, tomam decisões com o intuito de trazer melhorias para a frota.

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Não é só para isso que o histórico de manutenção serve. Na verdade, ele é um grande pilar para a criação de um plano de controle de manutenção — que detalha, também, toda a rotina de manutenção e cronograma de serviços ao longo de um determinado período.

Por que é importante manter um histórico da manutenção?

Porque é através do histórico de manutenção que você consegue conduzir e planejar a tomada de decisão em relação aos veículos da frota. 

E também, porque é um recurso para quando ocorrerem problemas inesperados nos veículos. 

Nesses casos, você pode acessar o histórico e verificar se todos os itens de uma inspeção foram preenchidos corretamente ou se algum serviço deixou de ser realizado e pode ter ocasionado a falha, e assim por diante.

Além disso, todas as informações contidas nele ajudam na programação de serviços pelo caráter de urgência e pela demanda individual de cada caso.

Isso gera não só a redução de custos excessivos para manutenções corretivas não planejadas, como também ajuda a prolongar a vida útil do veículo.

Confira algumas vantagens de manter e usar o histórico da manutenção:

  • Maior visibilidade da rotina de manutenções da frota;
  • Criação de uma base de conhecimentos sobre os processos de manutenção;
  • Facilidade para acessar dados e gerar relatórios que sustentam os argumentos do gestor;
  • Agilidade para buscar informações quando um veículo apresentar problemas imprevistos.

Como criar um histórico da manutenção de sua operação?

Crie uma rotina de manutenção

A manutenção preventiva é a melhor alternativa para evitar custos em função de imprevistos, como as falhas mecânicas. 

Na rotina da sua operação, você deve incluir os checklists de veículos, que podem funcionar por tipo ou frequência de inspeção, assim como por tipo de veículo. 

Por exemplo, o checklist de um caminhão contém a inspeção da cabine do motorista, enquanto um checklist de moto precisa ter a verificação das correias. 

Se for planejar pela frequência, uma inspeção diária deve considerar itens básicos, como faróis, freios e cinto de segurança. Enquanto isso, uma inspeção mensal precisa avaliar o balanceamento e alinhamento do veículo.

O importante para lembrar aqui é: esse passo é essencial para gerar informações na sua frota e conseguir criar o histórico de manutenções. Assim como utilizar a ferramenta certa para coletar os dados nessa rotina de inspeções.

Utilizar as ferramentas certas

O que é preciso para ter o histórico da manutenção?

Primeiro, uma ferramenta para fazer as inspeções de veículos. Depois, um meio de controlar as ordens de serviço da frota, registrando os tipos de manutenção, serviços realizados e custos gerados.

Por último, uma integração que cruze esses dados e consiga organizar tudo em uma única visualização — eis o histórico.

Apesar de ser possível ter toda essa construção em uma planilha de gestão de manutenção, essa alternativa é mais trabalhosa e está mais suscetível a erros.

Um sistema de gestão de manutenção, combinado com o checklist eletrônico, traz tudo o que você precisa para organizar e acompanhar as manutenções da frota.

Capacite a equipe

Em boa parte das frotas, são os motoristas os responsáveis por realizar a inspeção diária dos veículos. Eles devem estar aptos à tarefa e saber de sua importância, para que a performem corretamente e contribuam para a geração de dados confiáveis na sua gestão.

Caso a equipe de mecânicos seja de gestão interna na frota, é preciso que eles também passem por treinamentos e adequações aos processos das plataformas adotadas na operação. 

Assim, as manutenções acontecem mais rápido, os serviços são eficientes e os dados são registrados e atualizados corretamente no sistema.

Como controlar o histórico da manutenção dos veículos da frota?

A melhor maneira de controlar o histórico da manutenção é usando uma plataforma digital, onde os dados são organizados automaticamente a partir da alimentação diária com os registros de inspeções e serviços realizados.

Para isso, o seu esforço não está no controle do histórico em si, mas das demais tarefas que são fundamentais para que ele exista.

Com o avanço da tecnologia, está cada vez mais frequente o surgimento de novos softwares para atender às demandas de quem opera com frotas de veículos.

Naturalmente, trabalhos manuais que estão sujeitos a erros são substituídos por recursos digitais. A escolha de um sistema, no entanto, deve ser feita com base na necessidade da sua operação, e equiparando os recursos que a tecnologia oferece.

Te convidamos a conhecer o Checklist Eletrônico Prolog App e fazer um teste gratuito de nossa ferramenta.

Autor

Luiz Felipe

Sócio fundador e CTO na Prolog App

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