Na procura pela redução de custos operacionais, é natural que a solução seja buscada nas áreas de maiores gastos de uma operação de transportes, como a manutenção de veículos. Assim, aplicar um controle de manutenção de frota se torna fundamental.
Além de estar relacionada aos custos, também causa impacto na segurança dos veículos da frota.
Neste caso, a gestão de manutenção pode ser entendida como responsável por elaborar planos de ação para conservar e prolongar a vida útil dos veículos. Mas, o que faz parte deste tipo de controle? É isso que você confere hoje.
A seguir, conheça as principais etapas de um controle de manutenção de frota:
- Controle de veículos;
- Inspeção de frota;
- Definição e análise dos indicadores de desempenho;
- Aquisição de peças e controle de estoque;
- Levantamento de orçamentos para serviços;
- Aprovação ou reprovação dos serviços de manutenção;
- Criação de relatórios para análise e tomada de decisões do gestor de frota.
Controle de veículos
Realizar um controle de veículos inclui o monitoramento diário da entrada e saída deles da central da operação e, também, a visualização de quais veículos estão em boas condições para rodar ou devem ser retidos até a realização de algum serviço corretivo.
É um controle cujo objetivo é garantir que todos os caminhões estejam em ótimo estado de funcionamento para que a empresa não perca tempo ou dinheiro. Além de também ser a melhor maneira de identificar problemas com agilidade, os encontrando assim que o veículo retorna de uma rota.
O profissional responsável por realizar esta função é geralmente encarregado por fazer o agendamento de inspeções de manutenção preventiva e também por controlar as necessidades de reparo de todos os veículos, aprovando as manutenções corretivas quando necessário.
Inspeção de frota
A inspeção da frota conta com o uso do checklist de veículos e consiste em otimizar a rotina de operações da transportadora, redobrando os cuidados com os caminhões e tendo controle sobre a saúde dos ativos. Suas principais vantagens são:
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- Dicas para o melhor proveito da ferramenta.
- Instruções práticas para uma inspeção correta.
- Aumento de eficiência do veículo;
- Menor índice de acidentes;
- Redução de manutenções corretivas;
- Realização de rotas sem problemas mecânicos;
- Entregas sempre no prazo.
Porém, para obter todos esses benefícios, é preciso que a inspeção aconteça com regularidade. Na maioria dos casos de sucesso, o cronograma de manutenção é utilizado para promover maior organização e resultados efetivos.
Através dele, o gestor de manutenção considera os últimos serviços realizados e identifica as datas ideais para que a revisão do veículo aconteça de maneira preventiva — antes de o problema acontecer.
Definição e análise dos indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho (KPIs) permitem um acompanhamento detalhado de ações tomadas, tornando possível a análise do que está funcionando e o que pode melhorar.
Alguns exemplos de indicadores de desempenho no controle de manutenção de frota são:
- Quilometragem rodada;
- Desgaste de peças;
- Número de manutenção por veículo;
- Número de manutenção por motorista.
Ao montar um plano de manutenção para a frota, você já deve considerar quais são os KPIs mais adequados para os seus objetivos e metas. Inclusive, você deve identificar de antemão quais são os meios para coletar e medir essas informações.
Assim, consegue dar início nos planos e cumprir com os resultados esperados mais rápido.
Aquisição de peças e controle de estoque
Manter um estoque de peças e componentes para reparos e manutenções é fundamental, auxiliando no controle de gastos e na redução de tempo que os veículos ficam parados na garagem ou na oficina.
O gerenciamento adequado aumenta não só a capacidade de organização e controle de qualidade, mas proporciona que as demandas de manutenção sejam atendidas rapidamente.
Diretamente relacionado à compra e reposição de peças no estoque está o planejamento de orçamentos da frota.
Levantamento de orçamentos para serviços
Não há como controlar o financeiro de uma empresa sem definir o orçamento correto para cada serviço. Se os veículos da frota necessitam de reparos, é preciso reservar recursos, contatar diversas oficinas na busca dos melhores preços, e assim por diante.
Por isso, é importante reservar um percentual do faturamento para eventualidades.
Por exemplo, os valores mensais e anuais para a manutenção preventiva da frota que, como sabemos, é de extrema importância, precisa ser considerado ao gerar uma reserva financeira para o funcionamento da operação.
Aprovação ou reprovação dos serviços de manutenção
A ordem de serviço é uma ferramenta para ter controle e planejamento na manutenção de frotas. É por meio dela que os gestores recebem as solicitações de serviços para os caminhões.
Cabe ao gestor da frota avaliar as requisições e solicitar os orçamentos de oficinas para que sejam realizados.
Depois, avaliando o orçamento disponível e o recebido para a realização dos serviços, são aprovadas as correções que devem ir para frente ou reprovadas as que devem aguardar para serem realizadas em um outro momento.
Criação de relatórios para análise e tomada de decisões do gestor de frota
Aqui também entra a importância de definir e acompanhar os indicadores de desempenho.
Esses dados são utilizados para a criação de relatórios de análise para comparar o que está dando certo e deve ser mantido, com o que precisa mudar, requerendo a implementação de novas tecnologias e/ou metodologias. Ou seja, para a tomada de decisões do gestor.
Sempre visando a melhoria de desempenho das funções e o crescimento da transportadora, é essencial ter a colaboração de todos os envolvidos no processo, para que você tenha informações reais e suficientes neste momento.
Nesse sentido, as reuniões entre gestores e colaboradores também são fundamentais para verificar o andamento das tarefas e se todos estão cumprindo com sua rotina.
Dentre as ferramentas disponíveis para o controle de manutenção de frota, o Prolog oferece o sistema de checklist eletrônico.
Neste, tanto é realizado o checklist de veículos, quanto abertas as ordens de serviço e gerados relatórios automaticamente, com os dados coletados na rotina da operação.
Você pode conhecer ainda mais sobre a esta solução e como se aplicar na sua gestão de frotas nesta página.
