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Como manter o controle em período de alta demanda na frota

Saiba como manter o controle em período de alta demanda na frota e como a sua rotina é impactada.
Entenda como preparar sua operação para um período de alta demanda na frota.

Todos os anos, algumas datas especiais marcam o que chamamos de “demanda sazonal” ou “período de alta demanda na frota”. Ou seja, uma época onde a necessidade de entregas aumenta devido ao maior número de compras no período.

Essas datas podem ser comemorativas, como o Dia das Mães, Dia dos Pais e Natal, ou apenas um período de muitos descontos e promoções, como no caso da Black Friday. E, para todos esses casos, o que acontece é um aumento no volume de compras. 

Tanto para as compras online quanto para as compras físicas, a necessidade do transporte dessas mercadorias também aumenta. Nesses períodos, é comum que as frotas passem por algumas dificuldades, gerando confusão nas entregas e atrasos de prazo. 

Para você conseguir manter a ordem em sua operação de transporte e garantir maior tranquilidade nesses períodos de alta demanda na frota, entenda melhor:

O que é a demanda sazonal?

A demanda sazonal nada mais é do que um período do ano em que as demandas de compra e venda aumentam, impactando diretamente a quantidade de serviços de transporte.

Embora ela possa assustar os gestores de frota, que sofrem com a organização nesses períodos e atrasos nas entregas, elas possuem um grande benefício: a previsibilidade de ações, já que esses períodos de alta demanda na frota se repetem todos os anos.

Por isso, fica mais fácil antecipar as necessidades da frota e manter um controle eficiente.

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Qual o impacto dos períodos de alta demanda na frota?

Todo o setor logístico e a cadeia produtiva são afetados pela demanda sazonal. Os fornecedores precisam atender a mais pedidos para que os comerciantes e fábricas possam produzir mais mercadorias, e as transportadoras precisam realizar mais entregas.

Em muitos casos, as frotas acabam sobrecarregadas e perdendo o controle de algumas entregas. O que pode acarretar reclamações e perda de oportunidades comerciais.

Por vezes, a alta demanda pode atrapalhar os processos internos e de desempenho dos veículos. Isto é: com a maior movimentação dos veículos, tarefas como a realização do checklist de inspeção diário deixam de ser realizadas, podendo deixar passar um problema iminente no veículo, gerando uma quebra durante a rota.

Nesses casos, a consequência não é apenas a entrega atrasada, mas os prejuízos financeiros para corrigir o problema e o tempo perdido para replanejar as rotas de entrega desses produtos.

Outro fator que influencia a frota nesses períodos de aumento de demanda é a fadiga dos colaboradores. Seja do gestor ou dos motoristas, a sobrecarga de trabalho aumenta o cansaço e pode gerar mais erros e retrabalhos na rotina.

Como preparar a sua operação para a alta demanda na frota?

Algumas etapas fundamentais para manter o controle da frota em períodos de alta demanda são:

Antecipação de demandas

A antecipação de demandas também acontece com base nos dados gerados a partir do funcionamento da frota. Caso você não tenha métodos já estabelecidos na sua operação para gerar e coletar as informações da sua rotina, precisa começar a investir nisso.

Ainda que as decisões para o período não estejam totalmente embasadas em dados, pense em tudo que aconteceu na última demanda sazonal: Faltaram funcionários? Veículos? Teve muitos veículos encaminhados para a manutenção corretiva? Teve muitos atrasos de prazo de entrega?

Avalie todos os pontos negativos e positivos que teve, identificando onde estão as necessidades de melhorias. Aí está a antecipação de demandas e o auxílio para que você planeje tudo o que precisa adquirir e organizar até chegar o próximo período.

Utilização de tecnologias

As tecnologias logísticas surgiram para facilitar o dia a dia das operações de transporte e você deve utilizá-las. Você encontra alternativas para controlar manutenções, pneus, motoristas, viagens, e assim por diante.

Analise qual a maior necessidade da sua frota e contrate as que fizerem mais sentido para a sua realidade no momento.

Além de trazerem dados mais confiáveis e terem a automatização de algumas tarefas, como a própria organização dessas informações no sistema, também contribuem para a padronização de processos da frota.

Padronização de processos

Essa é uma parte bem importante para o funcionamento da frota. Sem um padrão de comportamentos e realização de tarefas, é provável que você enfrente muitos retrabalhos e baixa produtividade na rotina.

Para preencher os checklists de veículos, por exemplo, quando forem manuais, cada motorista tem um entendimento e pode acabar utilizando de maneiras diferentes. 

Enquanto um marca “X” para os itens que estão “OK”, outros podem usar o mesmo elemento “X” para itens que não estão em conformidade. Que confusão, não é mesmo?

Portanto, a padronização de processos deve ser uma de suas prioridades. E, como mencionamos acima, a utilização de tecnologias para os processos da frota é uma grande facilitadora dessa etapa.

Inclusive, para atender à demanda sazonal da frota, a padronização permite que tudo aconteça com mais naturalidade e agilidade. Se todos já sabem exatamente como fazer uma tarefa, ela acontece em menos tempo e com pequenas probabilidades de problemas.

Planejamento de manutenções

As manutenções programadas da frota garantem o funcionamento e desempenho dos veículos.

Também conhecidas como manutenção preventiva, contam com a inspeção de veículos e agendamento de serviços preventivos, como o alinhamento das rodas e rodízio de pneus.

Dessa forma, aumenta a durabilidade dos veículos e evita falhas mecânicas e problemas inesperados em rota.

No plano de manutenção da sua frota, você pode detalhar o cronograma de inspeções, como realizá-las, dicas para preencher os checklists (caso sejam de papel), quem é o responsável por cada tarefa, qual o orçamento previsto para os serviços preventivos e corretivos, entre outras informações.

Planejamento anual de frotas

A importância de planejar antes de executar é inegável. Afinal, no planejamento são descritas todas as ideias de ações que deseja realizar e a motivação para que ela aconteça.

Esclarecer o motivo pelo qual você acredita nessa ação e qual o resultado esperado ajuda, também, a medir a efetividade dela.

Por exemplo, se a ação é “adquirir 5 novos veículos para atender à demanda sazonal da Black Friday 2022”, você pode sustentar o argumento dizendo que a frota tem dificuldade para lidar com as entregas pela falta de equipamentos.

Assim, os resultados vão ser medidos pela quantidade de entregas realizadas e atrasadas no período de alta demanda na frota, em comparação ao último ano.

Claro, para dar base às ações descritas no planejamento da frota é importante usar os dados gerados ao longo do período anterior. Nada melhor para entender o que a frota precisa do que uma visualização daquilo que realmente faltou, certo?


Confira agora como realizar um planejamento de frotas que gera resultados de verdade.

Autor

Jade Zart

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